Modelo Lógico e Rede Sociotécnica
Durante a construção do Modelo Lógico do Núcleo de Excelência em Gestão de Projetos identificou-se um conjunto de elementos que compõem a situação problema a ser solucionada pelo NEGP, com questões como cultura organizacional e configuração desfavoráveis, falta de visão integrada de projetos e carência de padronização de políticas e procedimentos. Além disso, princípios e aspectos ligados à gestão administrativa e estratégica de projetos foram identificados, com a proposição de ações para melhorar os resultados e o mapeamento de impactos e benefícios gerados.
A construção do modelo lógico do NEGP foi crucial para situar a unidade como uma organização dotada de missão e propósito próprios no contexto da Fiocruz. Deu impulso, ainda, a uma jornada de construção de métodos para mensurar o desempenho do escritório, construir seu planejamento de longo prazo e definir suas potencialidades de crescimento e adaptação a diferentes cenários e fatores internos e externos.
Gestão de Projetos
- Analisar a viabilidade orçamentária e financeira dos projetos propostos e em execução;
- Criar instrumentos para controle e avaliação dos projetos do IGM, especialmente ao que se refere à garantia da qualificação dos projetos;
- Monitorar e avaliar projetos com a finalidade de garantir a eficiência e eficácia dos projetos;
- Apoiar o desenvolvimento e o gerenciamento do portfólio de projetos do IGM;
- Propor aperfeiçoamento dos mecanismos de gestão de projetos existentes;
- Dar suporte administrativo na submissão de propostas para instituições de fomento nacionais e internacionais;
- Apoiar na construção, no acompanhamento e na gestão do orçamento do projeto;
- Executar os processos de negociação e compra de insumos, equipamentos e contratação de serviços;
- Mapear os impactos e projeção de gastos na contratação de recursos humanos;
- Desenvolver expertise em importação e exportação, inclusive na busca de melhores condições financeiras em transações cambiais;
- Elaborar as prestações de contas técnica e financeira de forma compartilhada com o coordenador e equipe;
- Elaborar documentação de iniciação de projetos;
- Acompanhar as publicações dos instrumentos de cooperação técnica e contratos;
- Acompanhar os processos de definição das fiscalizações contratuais;
- Apoiar e/ou elaborar Relatórios de Atividades e Faturamento para a Fiotec;
- Apoiar a elaboração de Relatórios Situacionais;
- Apoiar a elaboração de Relatórios Técnicos para celebração de aditivos contratuais;
- Acompanhar e responder as questões feitas pelos coordenadores (feedback);
- Elaborar e acompanhar os instrumentos de prorrogação e alteração contratual;
- Atualizar as informações dos projetos;
- Realizar a gestão de mudanças nos projetos.
Captação de Recursos
- Divulgar e prospectar oportunidades de financiamento em diversos canais de comunicação e relacionamento;
- Instrumentalizar o corpo diretivo do IGM quanto às possibilidades de projetos que serão beneficiados pelas ações de captação de recursos;
- Definir estratégias que serão adotadas na captação, através das principais fontes de financiamento, previamente definidas;
- Construir um plano de ação anual com o detalhamento das atividades que serão desenvolvidas na captação por cada fonte de recurso;
- Definir práticas de comunicação, agradecimento e fidelização dos potenciais financiadores;
- Prestar contas das doações recebidas;
- Visitas técnicas e reuniões com possíveis financiadores para os projetos institucionais.
Inovação em projetos e gestão da qualidade e de riscos
- Elaborar mapa de riscos relacionados à gestão dos projetos;
- Implementar soluções inovadoras: desenvolvimento de ferramentas de tecnologia da informação customizadas;
- Compartilhar as boas práticas e lições aprendidas nos projetos;
- Aplicar pesquisa de satisfação anual com todos os clientes e usuários do NEGP.
Rede Sociotécnica
Uma das tarefas do NEGP, no contexto de sua estruturação, foi analisar e mapear a rede sociotécnica que o envolve – contemplando as instituições impactadas pelos processos do NEGP, suas conexões e seu potencial de impacto e funcionalidade em um contexto de rede.
