Concebido desde 2014 e estruturado formalmente em 2017, o Núcleo de Excelência em Gestão de Projetos (NEGP) é uma estrutura gerencial atualmente ligada a Vice-Diretoria de Pesquisa e Desenvolvimento Tecnológico da Fiocruz-Bahia, atuando como uma unidade de apoio no gerenciamento de projetos e captação de recursos alinhados à estratégia do Instituto Gonçalo Moniz (Fiocruz-Bahia).
Neste processo foram aplicadas técnicas e ferramentas de gerenciamento de projetos para auxiliar os pesquisadores da Fiocruz-BA na gestão de seus projetos, visando fortalecer a captação de apoio financeiro para as pesquisas e otimizar a aplicação destes recursos ao longo do ciclo de vida dos projetos, bem como, aperfeiçoar o processo de avaliação dos projetos, através da definição e monitoramento de indicadores de desempenho capazes de produzir informações que auxiliem a tomada de decisões em níveis operacionais, táticos e estratégicos na instituição.
O NEGP adota a estrutura de Escritório de Gerenciamento de Projetos (EGP), conhecida na língua inglesa como Project Management Office (PMO), que padroniza os processos de governança em projetos e viabiliza o compartilhamento e a otimização de recursos, metodologias, ferramentas e técnicas. Vinculado à Vice Diretoria de Pesquisa do Instituto Gonçalo Moniz (Fiocruz/ Bahia), unidade técnico-científica da Fundação Oswaldo Cruz (Fiocruz), do Ministério da Saúde, situada em Salvador, Bahia, que é reconhecida internacionalmente pelo desenvolvimento de projetos de pesquisas científicas em doenças infecciosas e parasitárias, muitos deles com foco no desenvolvimento de tecnologias e insumos estratégicos para a saúde pública.
O núcleo atua nos processos internos buscando racionalizar o uso de recursos financeiros e humanos, padronizar modos de avaliação de desempenho, integrar iniciativas semelhantes e reduzir duplicidades, pautado por ferramentas de gestão de projetos consagradas nacional e internacionalmente. Além do gerenciamento de mais de 110 projetos vinculados à Fiocruz Bahia, contemplando planejamento e monitoramento, o núcleo trabalha na geração e difusão do conhecimento sobre metodologias de gestão de projetos públicos, refletindo sobre seu processo de trabalho e as metodologias aplicadas.
Quanto à metodologia de gerenciamento de projetos, o núcleo buscou dividi-las em etapas de projetos: Iniciação, planejamento, execução, monitoramento e encerramento. O NEGP tem buscado trabalhar, para além de apenas ferramentas, com base em uma cultura ágil. Ao longo do quadriênio 2017/2021, o núcleo trabalhou para incorporar a cultura ágil em seus processos e seu próprio desenvolvimento. A cultura ágil se aplica ao escritório de projetos por meio dos seguintes princípios:
Em janeiro de 2018 foi criado um grupo de trabalho interno para laborar no desenvolvimento de um sistema informatizado de gerenciamento de projetos. Em abril de 2019 foi implementado o Sistema de Gerenciamento de Projetos – SGP no Instituto Gonçalo Moniz. A Tecnologia utilizada no desenvolvimento do sistema foi a Zend Framework PHP + DOCTRINE + MySQL e utilizou como princípio básico os Grupos de Processos de Gestão de Projetos PMI/PMBOK. Sistema posteriormente disponibilizado as demais unidades da Fiocruz interessadas.
Sistema de Gerenciamento de Projetos
O SGP é uma ferramenta de gestão para auxiliar pesquisadores e administradores no gerenciamento de projetos de pesquisas com captação externa de recursos financeiros, ao longo das principais fases do ciclo de vida dos projetos com o objetivo de:
⦁ Aumenta o controle sobre as informações;
⦁ Diminui os ruídos na comunicação & fortalece engajamento (NIT, CIBio, SEMAN, Planejamento, TI, Coop. Nac. Int., CEP/CEUA);
⦁ Mantém a equipe atualizada;
⦁ Ajuda no monitoramento das tarefas;
⦁ Aumenta a precisão do acompanhamento dos resultados;
⦁ Aumenta a produtividade e permite alcançar resultados aprimorados;
⦁ Otimização no controle dos projetos;
⦁ Melhoria da capacidade de planejamento;
⦁ Melhoria da qualidade dos produtos/serviços gerados;
⦁ Estruturação de um banco de Lições Aprendidas;
⦁ Permite maior clareza na percepção dos impactos dos projetos na organização;
⦁ Permite subsidiar processos de tomadas de decisões estratégicas;
⦁ Permite maior transparência nas ações.
Contribuir para o desenvolvimento científico e tecnológico da Fiocruz Bahia, por meio da busca da excelência no gerenciamento de projetos e captação de recursos.
Melhorar a qualidade de nossas atividades, processos, competências e atingir a excelência como escritório de gestão, de modo a viabilizar a inovação tecnológica em saúde e a capacitação dos recursos humanos envolvidos, contribuindo para a melhoria da pesquisa.
Atribuições
⦁ Analisar a viabilidade orçamentária e financeira dos projetos propostos e em execução;
⦁ Criar novos instrumentos para controle e avaliação dos projetos do IGM, especialmente ao que se refere à garantia da qualificação dos projetos;
⦁ Monitorar e avaliar projetos com a finalidade de garantir a eficiência e eficácia dos projetos;
⦁ Apoiar o desenvolvimento e o gerenciamento do portfólio de projetos do IGM;
⦁ Propor aperfeiçoamento dos mecanismos de gestão de projetos existentes;
⦁ Dar suporte administrativo na submissão de propostas para instituições de fomento nacionais e internacionais;
⦁ Apoiar na construção, no acompanhamento e na gestão do orçamento do projeto;
⦁ Executar os processos de negociação e compra de insumos e equipamentos, além da contratação de serviços;
⦁ Mapear os impactos e projeção de gastos na contratação de recursos humanos;
⦁ Desenvolver expertise em importação e exportação, inclusive na busca de melhores condições financeiras em transações cambiais;
⦁ Elaborar as prestações de contas dos projetos; com a colaboração da equipe técnica;
⦁ Apoiar a elaboração de Relatórios Técnicos;
⦁ Acompanhar as publicações dos instrumentos de cooperação técnica e contratos;
⦁ Acompanhar os processos de definição das fiscalizações contratuais;
⦁ Apoiar e/ou elaborar Relatórios de Atividades e faturamento para a Fiotec;
⦁ Apoiar a elaboração de Relatórios Situacionais (Termos aditivos e prestações de contas de TEDs);
⦁ Elaborar e acompanhar os instrumentos de prorrogação e alteração contratual; Realizar a gestão de mudanças nos projetos;
⦁ Divulgar e prospectar oportunidades de financiamento em diversos canais de comunicação e relacionamento;
⦁ Instrumentalizar o corpo diretivo do IGM quanto as possibilidades de projetos que serão beneficiados pelas ações de captação de recursos;
⦁ Definir estratégias que serão adotadas na captação, através das principais fontes de financiamento, previamente definidas;
⦁ Construir um plano de ação anual com o detalhamento das atividades que serão desenvolvidas na captação por cada fonte de recurso;
⦁ Definir práticas de comunicação, agradecimento e fidelização dos potenciais doadores; Prestar contas das doações recebidas;
⦁ Visitas técnicas e reuniões com possíveis financiadores para os projetos institucionais;
⦁ Elaborar mapa de riscos relacionados à gestão dos projetos (Entendo que a redução de impactos já seja um resultado esperado do mapeamento de riscos, que também já faz parte do planejamento e abrange todo o ciclo de vida do projeto);
⦁ Implementar soluções inovadoras: desenvolvimento de ferramentas de tecnologia da informação customizadas;
⦁ Compartilhar as boas práticas e lições aprendidas nos projetos; Aplicar pesquisa de satisfação anual com todos os clientes e usuários do NEGP.
Fornecer o suporte para a alta direção e pesquisadores, por meio da melhoria contínua das práticas de captação e gerenciamento de projetos de pesquisa, desenvolvimento tecnológico, inovação e captação de recursos, de forma a melhorar o desempenho das ações estratégicas do Instituto Gonçalo Moniz- IGM/Fiocruz.
Resultados Esperados
⦁ Contribuir para que os pesquisadores dediquem-se prioritariamente às atividades finalísticas de pesquisa, enquanto o NEGP gerencia aspectos administrativos dos projetos;
⦁ Fortalecer a captação de recursos e otimizar a sua aplicação;
⦁ Produzir informações para auxiliar a tomada de decisão em níveis estratégico, tático e operacional.
⦁ Padronizar os processos de gestão de projetos de pesquisa, desenvolvimento tecnológico e inovação (PP&DTI) no Instituto Gonçalo Moniz (IGM, Fiocruz, Ba);
⦁ Criar um núcleo de gestão de PP&DTI capaz de atender às demandas do IGM.