Quem somos / O que fazemos / Como fazemos – NEGP – Núcleo de Excelência em Gestão de Projetos

Concebido desde 2014 e estruturado formalmente em 2017, o Núcleo de Excelência em Gestão de Projetos (NEGP) é uma estrutura gerencial atualmente ligada a Vice-Diretoria de Pesquisa e Desenvolvimento Tecnológico da Fiocruz-Bahia, atuando como uma unidade de apoio no gerenciamento de projetos e captação de recursos alinhados à estratégia do Instituto Gonçalo Moniz (Fiocruz-Bahia).
Neste processo foram aplicadas técnicas e ferramentas de gerenciamento de projetos para auxiliar os pesquisadores da Fiocruz-BA na gestão de seus projetos, visando fortalecer a captação de apoio financeiro para as pesquisas e otimizar a aplicação destes recursos ao longo do ciclo de vida dos projetos, bem como, aperfeiçoar o processo de avaliação dos projetos, através da definição e monitoramento de indicadores de desempenho capazes de produzir informações que auxiliem a tomada de decisões em níveis operacionais, táticos e estratégicos na instituição.
O NEGP adota a estrutura de Escritório de Gerenciamento de Projetos (EGP), conhecida na língua inglesa como Project Management Office (PMO), que padroniza os processos de governança em projetos e viabiliza o compartilhamento e a otimização de recursos, metodologias, ferramentas e técnicas. Vinculado à Vice Diretoria de Pesquisa do Instituto Gonçalo Moniz (Fiocruz/ Bahia), unidade técnico-científica da Fundação Oswaldo Cruz (Fiocruz), do Ministério da Saúde, situada em Salvador, Bahia, que é reconhecida internacionalmente pelo desenvolvimento de projetos de pesquisas científicas em doenças infecciosas e parasitárias, muitos deles com foco no desenvolvimento de tecnologias e insumos estratégicos para a saúde pública.
O núcleo atua nos processos internos buscando racionalizar o uso de recursos financeiros e humanos, padronizar modos de avaliação de desempenho, integrar iniciativas semelhantes e reduzir duplicidades, pautado por ferramentas de gestão de projetos consagradas nacional e internacionalmente. Além do gerenciamento de mais de 110 projetos vinculados à Fiocruz Bahia, contemplando planejamento e monitoramento, o núcleo trabalha na geração e difusão do conhecimento sobre metodologias de gestão de projetos públicos, refletindo sobre seu processo de trabalho e as metodologias aplicadas.
Quanto à metodologia de gerenciamento de projetos, o núcleo buscou dividi-las em etapas de projetos: Iniciação, planejamento, execução, monitoramento e encerramento. O NEGP tem buscado trabalhar, para além de apenas ferramentas, com base em uma cultura ágil. Ao longo do quadriênio 2017/2021, o núcleo trabalhou para incorporar a cultura ágil em seus processos e seu próprio desenvolvimento. A cultura ágil se aplica ao escritório de projetos por meio dos seguintes princípios:

**Foco no valor:** atenção à capacidade de geração de valor concreta das atividades;

**Ciclos curtos:** foco em executar e terminar cada iniciativa;

**Melhoria contínua:** buscar sempre a melhoria dos processos.

Em janeiro de 2018 foi criado um grupo de trabalho interno para laborar no desenvolvimento de um sistema informatizado de gerenciamento de projetos. Em abril de 2019 foi implementado o Sistema de Gerenciamento de Projetos – SGP no Instituto Gonçalo Moniz. A Tecnologia utilizada no desenvolvimento do sistema foi a Zend Framework PHP + DOCTRINE + MySQL e utilizou como princípio básico os Grupos de Processos de Gestão de Projetos PMI/PMBOK. Sistema posteriormente disponibilizado as demais unidades da Fiocruz interessadas.

Sistema de Gerenciamento de Projetos

O SGP é uma ferramenta de gestão para auxiliar pesquisadores e administradores no gerenciamento de projetos de pesquisas com captação externa de recursos financeiros, ao longo das principais fases do ciclo de vida dos projetos com o objetivo de:

⦁ Aumenta o controle sobre as informações;
⦁ Diminui os ruídos na comunicação & fortalece engajamento (NIT, CIBio, SEMAN, Planejamento, TI, Coop. Nac. Int., CEP/CEUA);
⦁ Mantém a equipe atualizada;
⦁ Ajuda no monitoramento das tarefas;
⦁ Aumenta a precisão do acompanhamento dos resultados;
⦁ Aumenta a produtividade e permite alcançar resultados aprimorados;
⦁ Otimização no controle dos projetos;
⦁ Melhoria da capacidade de planejamento;
⦁ Melhoria da qualidade dos produtos/serviços gerados;
⦁ Estruturação de um banco de Lições Aprendidas;
⦁ Permite maior clareza na percepção dos impactos dos projetos na organização;
⦁ Permite subsidiar processos de tomadas de decisões estratégicas;
⦁ Permite maior transparência nas ações.

Missão

Contribuir para o desenvolvimento científico e tecnológico da Fiocruz Bahia, por meio da busca da excelência no gerenciamento de projetos e captação de recursos.

Visão

Melhorar a qualidade de nossas atividades, processos, competências e atingir a excelência como escritório de gestão, de modo a viabilizar a inovação tecnológica em saúde e a capacitação dos recursos humanos envolvidos, contribuindo para a melhoria da pesquisa.

**Abertura:** o time e seus stakeholders concordam e estão abertos a todo trabalho e desafio com a execução de cada projeto.

**Respeito:** os membros respeitam uns aos outros para serem pessoas capazes e independentes.

**Coragem:** o time precisa ter coragem para fazer a coisa certa e trabalhar em problemas difíceis.

**Foco:** todos focam no trabalho e nos objetivos do time.

**Comprometimento:** as pessoas se comprometem pessoalmente em alcançar os objetivos do time.

Atribuições

⦁ Analisar a viabilidade orçamentária e financeira dos projetos propostos e em execução;
⦁ Criar novos instrumentos para controle e avaliação dos projetos do IGM, especialmente ao que se refere à garantia da qualificação dos projetos;
⦁ Monitorar e avaliar projetos com a finalidade de garantir a eficiência e eficácia dos projetos;
⦁ Apoiar o desenvolvimento e o gerenciamento do portfólio de projetos do IGM;
⦁ Propor aperfeiçoamento dos mecanismos de gestão de projetos existentes;
⦁ Dar suporte administrativo na submissão de propostas para instituições de fomento nacionais e internacionais;
⦁ Apoiar na construção, no acompanhamento e na gestão do orçamento do projeto;
⦁ Executar os processos de negociação e compra de insumos e equipamentos, além da contratação de serviços;
⦁ Mapear os impactos e projeção de gastos na contratação de recursos humanos;
⦁ Desenvolver expertise em importação e exportação, inclusive na busca de melhores condições financeiras em transações cambiais;
⦁ Elaborar as prestações de contas dos projetos; com a colaboração da equipe técnica;
⦁ Apoiar a elaboração de Relatórios Técnicos;
⦁ Acompanhar as publicações dos instrumentos de cooperação técnica e contratos;
⦁ Acompanhar os processos de definição das fiscalizações contratuais;
⦁ Apoiar e/ou elaborar Relatórios de Atividades e faturamento para a Fiotec;
⦁ Apoiar a elaboração de Relatórios Situacionais (Termos aditivos e prestações de contas de TEDs);
⦁ Elaborar e acompanhar os instrumentos de prorrogação e alteração contratual; Realizar a gestão de mudanças nos projetos;
⦁ Divulgar e prospectar oportunidades de financiamento em diversos canais de comunicação e relacionamento;
⦁ Instrumentalizar o corpo diretivo do IGM quanto as possibilidades de projetos que serão beneficiados pelas ações de captação de recursos;
⦁ Definir estratégias que serão adotadas na captação, através das principais fontes de financiamento, previamente definidas;
⦁ Construir um plano de ação anual com o detalhamento das atividades que serão desenvolvidas na captação por cada fonte de recurso;
⦁ Definir práticas de comunicação, agradecimento e fidelização dos potenciais doadores; Prestar contas das doações recebidas;
⦁ Visitas técnicas e reuniões com possíveis financiadores para os projetos institucionais;
⦁ Elaborar mapa de riscos relacionados à gestão dos projetos (Entendo que a redução de impactos já seja um resultado esperado do mapeamento de riscos, que também já faz parte do planejamento e abrange todo o ciclo de vida do projeto);
⦁ Implementar soluções inovadoras: desenvolvimento de ferramentas de tecnologia da informação customizadas;
⦁ Compartilhar as boas práticas e lições aprendidas nos projetos; Aplicar pesquisa de satisfação anual com todos os clientes e usuários do NEGP.

Objetivos

Fornecer o suporte para a alta direção e pesquisadores, por meio da melhoria contínua das práticas de captação e gerenciamento de projetos de pesquisa, desenvolvimento tecnológico, inovação e captação de recursos, de forma a melhorar o desempenho das ações estratégicas do Instituto Gonçalo Moniz- IGM/Fiocruz.

Resultados Esperados

⦁ Contribuir para que os pesquisadores dediquem-se prioritariamente às atividades finalísticas de pesquisa, enquanto o NEGP gerencia aspectos administrativos dos projetos;
⦁ Fortalecer a captação de recursos e otimizar a sua aplicação;
⦁ Produzir informações para auxiliar a tomada de decisão em níveis estratégico, tático e operacional.
⦁ Padronizar os processos de gestão de projetos de pesquisa, desenvolvimento tecnológico e inovação (PP&DTI) no Instituto Gonçalo Moniz (IGM, Fiocruz, Ba);
⦁ Criar um núcleo de gestão de PP&DTI capaz de atender às demandas do IGM.